Vores receptionist har brug for en pause – Kan I hjælpe os med telefonpasningen?

Spørgsmålet kom fra en større offentlig virksomhed i energisektoren.

Det viste sig, at virksomhedens receptionist i perioder havde brug for arbejdsro for at kunne arbejde med sine andre administrative opgaver. Der var bestillinger af kontorartikler til kontoret, vagtplaner der skulle opdateres, leverandører der skulle kontaktes samt en del rapporteringer, der skulle gøres klar til ledelsen i virksomheden.

shutterstock_252615574

Næsten hver dag måtte receptionisten bede en kollega på et af kontorerne om at afløse hende, så hun kunne koncentrere sig om sine daglige opgaver, der krævede at der var arbejdsro og ingen forstyrrende telefonopkald. Kollegaerne var efterhånden blevet trætte af at blive taget væk fra deres arbejde og opgaver, fordi de skulle ud i receptionen og passe de indkomne telefonopkald fra borgere, kunder, samarbejdspartnere og leverandører. Der var rigeligt med opgaver og arbejdspresset kunne ofte være overvældende alle steder i organisationen.

Frokostpausen skulle også planlægges hver dag, og der var ingen mulighed for at spise sammen, da telefonreceptionen skulle være bemandet og passes.

Hvis receptionisten så var fraværende pga. sygdom, fridage eller kursus gik det næsten helt galt. Ofte var det en kontorassistent fra en anden afdeling der blev sat i receptionen hele dagen og dermed kom bagud med sine egne opgaver. Virksomheden benyttede tillige en vikar under ferier og sygdomsperioder.

Løsningen blev Pause Service og Telefonpasning fra Blumensaadt Business Office.

Pause Service, eller Telefonvagt som det også kan kaldes, er et produkt til virksomheder, der har en enkelt dedikeret person ansat i receptionen til modtagelse og omstilling af opkald fra telefonbesøgende.
I praksis ”flytter” receptionisten, på få sekunder, via sit telefonsystem al receptionsservice og telefonpasning over til receptionisterne hos Blumensaadt Business Office, der overtager omstillingen og tager imod de telefonbesøgende.

Receptionisten kan forlade sin reception og omstillingsbordet, uden at skulle forstyrre en kollega. Alle opkald besvares nu af receptionisten hos Blumensaadt Business Offices reception, der besvarer alle opkald med virksomhedens personlige velkomsthilsen, stiller om til rette medarbejder eller tager imod en besked, som var vi ansatte hos virksomheden. Receptionisten behøver ikke at gøre opmærksom på flytningen af opkaldene, da vi altid sørger for at der er kapacitet – også til spidsbelastninger.

Når virksomhedes receptionist har klaret sine opgaver, overtager hun ved få museklik sin reception igen og fortsætter betjeningen af de telefonbesøgende til virksomheden.
Kollegaer behøver ikke at afløse eller blive forstyrret mere, og som en ekstra bonus er udgifterne til vikarer i receptionen betragteligt reduceret. De telefonbesøgende er glade. De mærker ingen forskel, bare telefonen bliver besvaret – Og det gør den! I hele åbningstiden med Pause Service og Telefonpasning, hvad enten receptionisten er der eller ej.

Hele omstillingen af telefonreceptionen styres nemt fra virksomhedens eget telefonsystem, og vi har alle medarbejdere oprettet med navn, titel, funktion, kontaktinformationer mv. Næsten et spejl af virksomhedens medarbejderliste, der modtager telefonopkald.

Pause Service og Telefonpasning kan også benyttes som Telefonvagt f.eks. ved møder, kundebesøg, kurser, sygdom eller ferie i mindre virksomheder. Alle opkald besvares af receptionisterne hos Blumensaadt Business Office, der sørger for at modtage beskeder eller viderestille opkald til rette medarbejder efter behov og aftale.

Telefonvagt og Pause Service er fleksibelt og der afregnes kun pr. opkald og efter forbrug.

Ring til Blumensaadt Business Office på tlf. 72 73 64 50 eller udfyld kontaktformularen, så ringer vi til dig hurtigst muligt, og taler om hvordan vi kan hjælpe din receptionist med en velfortjent pause.