Forleden blev jeg kontaktet af Anders fra en produktionsvirksomhed med et par hundrede medarbejdere på Sjælland, der overvejede at outsource sin telefonomstilling til en ekstern telefonservice som vores.

For meget fravær

”Vores receptionist er desværre meget fraværende pga. sygdom, og desuden mister vi for mange indgående opkald til, at en enkelt receptionist kan nå at besvare alle opkald”.
”Vi har 3 forskellige kontormedarbejdere fra andre afdelinger som afløser derude på skift, og de bliver forstyrret i deres daglige arbejde”, sagde han.
Det medførte desværre også konflikter internt om hvem der havde mindst travlt og derfor kunne passe telefonen.
Anders der er økonomiansvarlig, havde fået pålagt at øge effektiviteten i omstillingen, da opkaldene fra de telefonbesøgende ikke blev besvaret i henhold til direktionens retningslinjer og ønsker.

Hvordan fungerer det?

Han skulle bl.a. undersøge hvordan det virker med ekstern telefonpasning, og havde en lang række af spørgsmål der skulle afdækkes inden evt. valg af ekstern partner til opgaven:

  • Er det vanskeligt at overgå til en ekstern telefonservice?
  • Ville opkald fra telefonbesøgende kunne besvares fra ind og udland efter deres krav og ønsker – bl.a. på engelsk og i hele åbningstiden?
  • Var det nu sikkert at benytte en ekstern telefonpasser – og hvad med fortroligheden?
  • Havde en mulig ekstern partner erfarne receptionister med forståelse for korrekt telefonbetjening af kunder?
  • Referencer fra lignende produktionsvirksomheder?
  • Kunne der også være en besparelse oveni købet?

Svaret var naturligvis et klingende JA!!!

Sådan kom vi i gang hos Anders:

Anders valgte et abonnement på Telefonpasning og Receptionsservice
Sammen analyserede vi antal indkomne opkald, hvilke medarbejdere der skulle stilles om til i hvilke situationer – forespørgsler på ordrer, spørgsmål til salg eller bogholderiet m.m..
Nu besvares alle opkald med virksomhedens personlige velkomsthilsen på dansk og engelsk.
Der omstilles til korrekt medarbejder og ved optaget modtages beskeder der sendes omgående indeholdende navn, firmanavn, telefonnummer, en kort besked samt information om den ønskede handling som f.eks. Ring venligst, Haster, Behøver ikke svar etc.
Telefonsvarer udenfor åbningstiden på dansk og engelsk.
Anders valgte også kalenderintegration – Den eksterne receptionist kan se direkte om medarbejderen er ledig eller optaget af f.eks. møde.
Specielt hotline nummer oprettet til oversøiske kunder der har stor tidsforskel

Ro i kontoret til arbejdsopgaverne

Eliminering af udfordringerne med sygdom eller afløsning i receptionen. Ingen kontormedarbejdere er nu nødsaget til at forlade deres plads og arbejdsopgaver for at besvare indgående telefonopkald, stille om til rette medarbejder eller modtage og efterfølgende sende beskeder.

Og Ja, der var også en økonomisk gevinst 🙂

Næste skridt til sommer

I forsommeren skal vi se på næste mulighed for at outsource flere opgaver for virksomheden.
Vi har lovet Anders at hjælpe til med ordremodtagelse, besvarelse af standard forespørgsler som f.eks.: leveringstider, bestilling af reservedele og servicebesøg.

Vil du også have tid til flere kunder?

Der er flere muligheder for at få passet sin telefon. Det kan være hele tiden hvor vi er din reception, eller når du har travlt og har brug for at vi modtager besked.

Vi kan mere

Flere kunder henvender sig for andre services som nemt kan outsources til en ekstern partner som os. Alt fra FAQ, hjælp til bestilling via webshop eller ordresystem, booking af service- og montørbesøg – der er mange muligheder for et samarbejde.
Kontakt mig på telefonnummer 72 73 64 50 eller lars@blumensaadt.org for en uforpligtende dialog om mulighederne i din virksomhed.

Med venlig hilsen
Lars Blumensaadt