Flere virksomheder har spurgt hvor meget det kræver at komme godt i gang med vores telefonservice, og vi har derfor forsøgt at udarbejde en lille guide. Det er faktisk utrolig nemt at komme i gang, og kræver ikke teknisk bistand for at få besvaret telefonen af et callcenter.

Helt kort:

 

Opstart af telefonpasning og receptionsservice

 

 

 

  1. Når vi har aftalt hvad behovet er, udarbejder vi en samarbejdsaftale.
  2. Virksomheden stiller hovednummeret om til et telefonnummer der tilgår fra os.
  3. Vi er i drift og klar til at modtage opkald og beskeder fra jeres telefonbesøgende.


Den uddybende forklaring:

Inden opstart:

  • Sammen gennemgår vi virksomhedens behov for telefonservice.
  • Der udarbejdes en opstartsplan med ønsket løsning (Receptionsservice, Beskedservice, Pauseservice, Endagsservice, Kalenderstyring mv.) samt det forventede antal opkald, åbningstider og eventuelle specielle forhold vi skal tage hensyn til i den daglige omstilling.

 

Ved opstart af aftale:

  • Virksomheden godkender aftale samt velkomst hilsen og telefonsvarerbeskeder – Vi indspiller beskeder og programmerer systemet med medarbejderinformationer.
  • Vores medarbejdere informeres om virksomheden og naturligvis aftalens omfang og services. Der informeres om virksomhedens produkter, ansatte, kunder og historie således at receptionisterne har mest mulig information til glæde for de telefonbesøgende.
  • Når aftalen skal i gang omstilles virksomhedens hovednummer/mobilnummer til et telefonnummer der tilgår fra Blumensaadt Business Office.

 

Vi er klar til at modtage opkald og beskeder fra jeres telefonbesøgende

Hvis ønsket, offentliggøres samarbejdet på diverse sociale medier med kort beskrivelse af virksomheden, aftalens omfang samt link til virksomhedens hjemmeside.

Den daglige service:

  • Alle opkald modtages af vores receptionister, der besvarer telefonen med jeres navn og personlige velkomst hilsen (som var vi ansat hos jer) og stiller efterfølgende om til rette medarbejder på fastnet eller mobiltelefon og/eller modtager besked hvis dette er aftalt.
  • Ved optaget/fravær modtages besked med oplysninger om navn, firma, telefonnummer samt en kort besked. Der oplyses ligeledes om ønsket handling som f.eks.: Ring venligst – Ringer igen – Haster mv. Beskederne sendes omgående på e-mail.
  • Uden for normal åbningstid modtages telefonsvarerbeskeder, der fremsendes til ansvarlig kontaktperson hos virksomheden. Beskederne sendes på mail indeholdende en MP3 lydfil der kan afspilles på pc, tablet eller smartphone. Mailen indeholder også informationer om beskedtidspunkt, telefonnummer (hvis medsendt) samt længden på den indtalte besked. Beskeder kan også sendes på SMS hvis ønsket.

Telefonservice og receptionsservice er for virksomheder i alle størrelser og brancher.

Læs mere
Læs om vores telefonpasning og receptionsservice her.

Mere information
Vi håber, at ovenstående giver et bedre overblik? Såfremt du har spørgsmål eller ønsker yderligere informationer, er du naturligvis velkommen til at kontakte os på telefonnummer 72 73 64 50