Ekstern fleksibel telefonpasning reducerer omkostninger og giver kunderne en stemme i røret hver gang, når man ringer til Zealand Care og Seniorland. – Vi har opnået tre vigtige fordele ved at lægge telefonpasningen eksternt: En fleksibel løsning, en tidsbesparelse og en økonomisk besparelse, siger direktør Birgitte Dam Kræmmergaard

Zealand Care er en serviceudbyder til det offentlige og private inden for hjælpemidler og sundheds- og velfærdsteknologiske løsninger.  Gennem detailkæden Seniorland tilbydes også professionel rådgivning og salg til private via fysiske butikker samt online. I en travl hverdag har virksomheden brug for en telefonomstilling, der kan håndtere telefonopkald til hovedkontor, lokalafdelinger og butikker på syv forskellige adresser i landet.

– Vi har valgt en ekstern leverandør til telefonpasning, fordi det er fleksibelt og professionelt, siger Birgitte Dam Kræmmergaard om telefonreceptionen, som varetages af Blumensaadt Business Office.

– Det afgørende er, at telefonpasningen er professionel, og ikke om den findes internt i huset. Det har aldrig været et problem hos os, at telefonomstillingen varetages ude af huset, idet vi er en virksomhed med syv lokationer. Vi har altid haft telefonreception, hvor vores receptionist tidligere sad på hovedkontoret og besvarede opkald, også til centrene, siger Birgitte Dam Kræmmergaard.

Fleksibiliteten sikres af den eksterne telefonpasning
Fleksibilitet er et nøgleord for virksomheder, der ønsker at yde optimal service til kunderne. Hos Zealand Care sikrer den eksterne telefonomstilling, at kunderne altid får en stemme i røret.

– Telefonopkald til Seniorland gik tidligere i ring mellem de fysiske butikker, så en ledig medarbejder kunne besvare opkaldet. Men det hændte jo, at alle medarbejdere var optaget af kunder samtidig. Vi har målt, at kunder før i tiden har ventet i op til otte minutter på at få telefonbetjening, og det var et afgørende argument for at finde en ny løsning for telefonpasningen, siger Birgitte Dam Kræmmergaard.

Tidsbesparelse ved telefonservice

Tidsbesparelse for både medarbejdere og kunder er ligeledes en stor fordel ved ekstern telefonpasning.

– Kundetilfredsheden har vi ikke målt som sådan, men vi ved, at alle telefonopkald besvares, og at kunderne får en stemme i røret. Vi ved, at ventetiden ikke er lang, sådan som den kunne være tidligere. Det genererer værdi med professionel telefonpasning, og vi tror også det giver mere tilfredse kunder, siger Birgitte Dam Kræmmergaard om omlægningen fra en ansat receptionist hos Zealand Care til den eksterne telefonpasning.

 

Direktøren fortæller videre, at Zealand Care tidligere havde ansat en medarbejder til at varetage telefonomstillingen, herunder også telepasningen for butikkerne i Seniorland.

Økonomisk besparelse ved ferie og sygdom med ekstern telefonpasning
For Zealand Care og Seniorland vægter det, at telefonpasningen virker hver dag og hele tiden uanset ferie og sygdom. – Vi skal ikke længere tænke på vikardækning i telefonpasningen ved ferie og sygdom. I dag ved vi, at der altid er medarbejdere hos Blumensaadt til at tage vores telefoner. De kender de os så godt efterhånden, at de hver gang ved, hvem der skal stilles om til, hvis kunden er i tvivl, siger direktøren.

Birgitte Dam Kræmmergaard tilføjer, at hele processen omkring telefonpasning og telefonomstilling er optimeret blandt andet i kraft at et nyt telefonsystem, der giver selvvalgsmuligheder. – Hvis kunderne ønsker personlig betjening eller de vælger Seniorland, vil de blive betjent af en medarbejder hos Blumensaadt Business Office.

 

 

40 % i besparelse ved optimeret ekstern telefonpasning

Birgitte Dam Kræmmergaard vurderer, at virksomhederne Zealand Care og Seniorland sparer 40 procent på udgifterne til telefoni og personale til telefonpasning ved at vælge den eksterne telefonpasning og en omlæggelse af telefonsystemet.

– Jeg vil tro, at vi sparer 40 procent, og det er inklusiv systemomlægningen. Vi betaler for telefonpasningen efter forbrug, så man kan ikke sige, at ekstern telefonpasning er en fordyrende løsning. Jeg vil sige tværtimod, siger Birgitte Dam Kræmmergaard.

Læs mere om telefonpasning og ekstern telefonservice hos Blumensaadt Business Office